Les huddle rooms et la nature fluctuante des réunions professionnelles

Comment les données démographiques et la technologie influent sur les espaces de travail européens

Les huddle rooms et la nature fluctuante des réunions professionnelles

Une révolution invisible est en train de se jouer au sein des espaces de travail européens. En dépit de niveaux de chômage chez les jeunes élevés et persistants dans certains États de l’Union européenne, les données démographiques portant sur l’âge de la main d’œuvre évoluent. Résultant des départs en retraite et des recrutements, les proportions de baby-boomers et de membres de la génération Y employés dans les entreprises européennes s’inversent rapidement. C’est également vrai pour d’autres marchés, aux États-Unis notamment, où une récente étude a prévu que d’ici 2020 environ 50 % de la main d’œuvre américaine sera issue de la génération Y contre seulement 25 % de baby-boomers1.

En raison de leur taille, ces générations exercent déjà une influence significative sur le lieu de travail et auront sans aucun doute un impact à long terme sur la nature du travail. L’étude a montré que les baby-boomers et la génération Y partageaient de nombreuses valeurs liées au travail.

Cela étant dit, ils sont souvent en désaccord sur des préférences spécifiques, et des styles de travail de manière générale. Les entreprises qui trouvent des solutions qui satisfont les similitudes entre ces générations, tout en parvenant à combler les fossés entre leurs divergences, bénéficieront d’un recrutement amélioré et d’une fidélisation de ces employés plus importante. En parallèle à cette évolution démographique, des progrès technologiques permanents sont en train d’opérer des modifications visibles dans la façon dont le travail est effectué, dans le comportement découlant des préférences de travail des employés et dans les outils en cours de développement pour permettre une convergence de la culture et de la technologie organisationnelles.

Il est désormais difficile, voire impossible, d’influer sur la culture organisationnelle sans influer également sur la technologie, et vice versa. Cela signifie que les entreprises doivent prendre en compte à la fois la culture et la technologie dans toute décision impliquant l’une ou l’autre. Un phénomène récent qui illustre cette convergence est la huddle room, un petit espace prévu pour tenir des réunions rapides, informelles et souvent impromptues. Le secteur utilise les termes « huddle room » et « huddle space », le premier terme définissant un espace cloisonné et le second un espace ouvert. Dans ce livre blanc, notre utilisation du terme « huddle room » fait indifféremment référence à ces deux types d’espace.

Ce livre blanc a pour objectif de :

  • Résumer l’évolution démographique passant d’une majorité de travailleurs issus du Baby boom à une majorité d’employés issus de la génération Y, tout en soulignant les préférences des travailleurs appartenant aux différentes générations
  • Expliquer comment la culture et la technologie sont devenues des enjeux professionnels pratiquement impossibles à distinguer
  • Explorer la huddle room en tant que manifestation de cette convergence
  • Présenter certaines considérations pour créer des huddle rooms (ou autres espaces de travail comparables) qui satisfassent les préférences des travailleurs issus des différentes générations. Cet exercice illustrera à quel point la culture organisationnelle et la technologie sont devenues indissociables

La dynamique d’un espace de travail en pleine évolution

« Bien que la génération du baby boom et la génération Y soient largement d’accord sur les valeurs relatives au travail, des différences de style considérables subsistent. La génération Y tend à préférer des réunions impromptues et informelles, tandis que les baby-boomers préfèrent des réunions planifiées, formelles et structurées. »

Dans l’Union européenne comme aux États-Unis, la main d’œuvre est composée principalement de trois générations d’employés distinctes, chacune avec sa tranche d’âge spécifique, même si celles-ci peuvent être légèrement différentes d’un chercheur à l’autre. Le Population Reference Bureau définit les générations comme suit2 :

  • Baby-boomers : personnes nées entre 1946 et 1964
  • Génération X : personnes nées entre 1965 et 1982
  • Génération Y : personnes nées entre 1983 et 2001

Les générations du baby boom et Y comptent chacune environ 70 millions de personnes, tandis que la génération X n’en compte que la moitié2. En 2010, les baby-boomers constituaient 50 % de la main d’œuvre et la génération Y 25 %1. D’ici 2020, la génération Y va constituer 50 % de la main d’œuvre et les baby-boomers 25 %1.

Compte tenu de la taille de ces générations qui encadrent la génération X (car elles viennent avant et après), celles-ci vont encore influencer considérablement la nature du travail pendant de nombreuses années3. Beaucoup de recherches ont été effectuées pour se faire une idée des points de vue, des préférences et des valeurs de ces générations, afin de déterminer l’incidence probable qu’elles auront sur l’avenir du travail.

Les générations du baby boom et Y partagent des valeurs très élevées en ce qui concerne le travail. Fait peut-être surprenant, ces deux générations tendent à partager plus fréquemment les mêmes points de vue sur les valeurs liées au travail que chacune prise isolément n’en partage avec la génération X3. Par exemple, l’étude a montré que pour les baby-boomers sept types de récompense non pécuniaire revêtaient plus d’importance que la rémunération. La génération Y en classait six au-dessus. Parmi ces récompenses, ces deux générations en citaient quatre en commun : pouvoir travailler avec des collègues de grande qualité, bénéficier de modalités de travail flexibles, être reconnu pour un travail bien fait et avoir des opportunités de se lancer dans de nouvelles expériences de travail et des défis3. La génération X, au contraire, a tendance à préférer une augmentation de sa rémunération plutôt que l’une de ces autres formes de récompense3.

Malgré un large consensus sur les valeurs relatives au travail, des différences importantes en matière de préférences concernant l’environnement de travail existent. Dans les études réalisées à grande échelle, la génération Y donne la priorité à des « lieux de travail attrayants » tout en classant la « qualité des salles de réunion » en dernière position1. En revanche, les baby-boomers indiquent une préférence inverse1. La génération Y tend à préférer des réunions impromptues et informelles, tandis que les baby-boomers préfèrent des réunions planifiées, formelles et structurées.1. Et là où la génération Y indique une préférence pour des espaces de travail ouverts et qui donnent l’impression d’être chez soi, les baby-boomers ne font état d’aucune préférence pour ces types d’espaces de travail informels1. Les priorités de la génération Y reflètent leur préférence pour la collaboration, l’interaction et une combinaison équilibrée entre vie professionnelle et vie privée1.

 

Compte tenu de leurs effectifs relativement plus faibles, les membres de la génération X vont jouer un rôle important dans la création d’espaces de travail qui répondent aux valeurs partagées de ces générations et qui comblent le fossé entre leurs différences, car ils sont promus à des postes de direction par le jeu des départs en retraite des baby-boomers. Les membres de la génération X feraient preuve de sagesse en reconnaissant les préférences de ces deux générations, car le recrutement et la fidélisation des meilleurs talents est un problème professionnel stratégique et d’ordre concurrentiel4.

La technologie, en parallèle avec ce changement démographique, est une partie tout aussi importante de l’évolution du lieu de travail, car elle influence directement la culture d’entreprise et la rend possible. La convergence de la technologie et de la culture organisationnelles dans des domaines tels que les logiciels de collaboration est particulièrement visible ces dernières années. Si le proche passé est garant de l’avenir, alors la technologie sera un élément crucial (et indissociable) pour atteindre l’objectif visant à créer des cultures pour des espaces de travail attractifs et pour combler le fossé entre les styles générationnels.

L’émergence des huddle rooms

Plusieurs tendances comportementales encouragent l’utilisation des huddle rooms. Celles-ci sont communes à l’ensemble de la main d’œuvre issue des différentes générations, mais elles facilitent tout particulièrement les styles et les préférences de travail de la génération Y. Ces tendances comportementales sont les suivantes :

  • Mobilité : certains segments de la main d’œuvre ont toujours été très mobiles (par exemple les forces commerciales), mais les entreprises reconnaissent de plus en plus le désir émis par tous les employés de bénéficier de modalités de travail flexibles. Cette flexibilité comprend la mobilité des employés, que ce soit sur plusieurs endroits, dans un bureau unique ou hors site. Pour répondre à cela, plusieurs entreprises n’affectent plus d’espaces de travail permanents à leurs employés, même à ceux qui sont à l’origine basés sur site5. À la place, les employés travaillent à l’endroit qui est le mieux adapté au projet ou à la tâche qu’ils doivent mener à bien, que ce soit pour plusieurs heures, jours ou mois à la fois. Ils se redéployent ensuite en fonction des besoins d’un projet ou d’une équipe. Ce concept de lieux de travail et de mobilité des employés flexibles commence à être appliqué aux espaces de réunion.
  • Interactions spontanées et informelles : la génération Y donne la priorité au travail d’équipe et elle considère que la collaboration est la principale activité de toute équipe. Le besoin de collaborer avec un ou plusieurs collègues survient souvent spontanément et les huddle rooms sont parfaites pour tenir des réunions rapides et impromptues. En outre, la génération Y préfère une collaboration décontractée aux réunions formelles. Avec leur petite taille mûrement réfléchie, les huddle rooms ouvertes sont bien adaptées à des interactions rapides, imprévues et plus informelles.
  • Main d’œuvre dispersée géographiquement : les espaces de travail sont nécessaires pour que des individus ou des petits groupes d’employés puissent interagir avec leurs collègues, responsables, clients et partenaires commerciaux disséminés aux quatre coins du globe, y compris pour les toutes jeunes entreprises. Les huddle rooms sont généralement équipées de technologies qui permettent une collaboration et une communication à longue distance.

En plus de ces tendances comportementales, plusieurs tendances technologiques encouragent l’utilisation des huddle rooms. Ces tendances technologiques sont les suivantes :

  • Technologie sans fil et réseaux ad hoc : les entreprises sont entrées dans l’ère du réseau omniprésent et se dirigent vers l’ère des réseaux ad hoc (également appelés réseaux mobiles ad hoc ou MANET)6. Dans la plupart des zones urbaines et périurbaines européennes, au moins un réseau sans fil public est accessible. À l’avenir, les MANET permettront aux utilisateurs de démarrer et d’arrêter les réseaux rapidement et à la demande, sans l’assistance d’une infrastructure prédéterminée6. Les entreprises et les consommateurs continuent à dépenser beaucoup d’argent en matière de technologies sans fil et de services d’abonnement. L’Union internationale des télécommunications a estimé qu’à la mi-2014, 6,9 milliards de services d’abonnement sans fil ont été utilisés dans le monde entier, par rapport à 4 milliards à la fin 2008 et 1,41 milliard en 20037. Plunkett Research estime que 79 personnes sur 100, pour l’ensemble de la population mondiale, ont désormais un abonnement de télécommunications sans fil (par rapport à 16,5 lignes fixes par tranche de 100 personnes de la population mondiale)7. Les services sans fil prennent en charge la mobilité de la main d’œuvre, une connectivité réseau toujours disponible et l’intercommunication facile des appareils requis pour les types de réunions qui se tiennent dans les huddle rooms.
  • Informatique omniprésente : également connue sous le nom d’informatique ubiquitaire, l’informatique omniprésente est une tendance croissante dans la conception et la fabrication des objets du quotidien. En y intégrant un microprocesseur, il est possible de rendre les périphériques plus intelligents et plus connectés et contribuer ainsi à l’expansion de l’Internet des objets.
  • Technologies mobiles : l’essor du réseau pervasif a permis l’explosion des technologies mobiles, que ce soient les ordinateurs personnels, les tablettes, les smartphones et des catégories plus récentes, comme les systèmes à porter sur soi. En se basant sur des données recueillies auprès de ses clients, Citrix a signalé en mai 2014 que l’abonnement de périphériques à des programmes de mobilité d’entreprise a augmenté de 135 % l’an dernier et que le nombre de périphériques que les entreprises gèrent sur toutes les plateformes (Android, iOS et Windows Mobile) a plus que doublé8. Comme pour les services sans fil, les périphériques mobiles permettent aux employés de profiter de lieux de travail et d’aménagements flexibles, tels que les huddle rooms.
  • Logiciels sociaux et collaboratifs : cette technologie permet aux équipes de communiquer, de collaborer et de partager des informations sur une plateforme unique. Les logiciels sociaux et collaboratifs, associés au Cloud Computing, favorisent les huddle rooms, car chaque employé peut accéder à des ressources et informations partagées sur leurs écrans plutôt que de compter sur des copies papier physiques pour les partager ou sur des méthodes peu pratiques de collaboration se basant sur un fichier numérique commun. Ces logiciels prennent en charge la collaboration à distance, ainsi qu’une configuration rapide et la répartition des réunions dans différents espaces physiques.

De ces façons, les huddle rooms illustrent la manière dont la technologie et la culture organisationnelles ont convergé.

Considérations à prendre en compte pour mettre en place des huddle rooms

La conception de l’espace et la technologie déployée constituent deux éléments majeurs pour mettre en place des huddle rooms ou des espaces de travail comparables. L’environnement est une fonctionnalité distinctive de la huddle room, tout particulièrement par opposition aux salles de réunion traditionnellement rencontrées en entreprise. Les salles de conférence traditionnelles ont tendance à offrir beaucoup plus d’espace (par exemple, en termes de places assises) et davantage de types de ressources (en termes de technologies, de rafraîchissements, de stockage, etc.) par rapport aux huddle rooms5. Les huddle rooms ne rendent pas les salles de conférence traditionnelles obsolètes pour autant, mais elles sont plus pertinentes pour tenir des réunions en comité restreint et informelles qui peuvent être rapidement convoquées et terminées5.

La conception des huddle rooms, et leur différenciation par rapport aux espaces de réunion traditionnels, est régie par trois grands facteurs :

  • La taille : les huddle rooms sont généralement conçues pour accueillir confortablement une demi-douzaine de participants à une réunion5.
  • L’emplacement : les huddle rooms peuvent être des espaces cloisonnés physiquement ou ouverts. Elles peuvent être situées à côté de halls, de salons et d’espaces de travail ouverts. Le style informel et les ordres du jour généralement non confidentiels des réunions qui s’y déroulent ne nécessitent pas de séparation physique entre elles et les espaces de travail adjacents.
  • L’aspect : les huddle rooms sont généralement équipées d’une table, de plusieurs chaises et parfois de rayonnages simples. Certains préconisent une conception de l’espace qui vise à renforcer l’identité d’une équipe ou d’une marque d’entreprise en utilisant des couleurs, des slogans et d’autres thèmes9. D’autres préconisent de rendre ces espaces facilement modulables pour faciliter des utilisations de courte durée, basées sur des projets menés par différentes équipes9. Un consensus existe cependant : les huddle rooms doivent être conçues de telle manière à ne pas être détournées de leur objectif premier.

Beaucoup d’encre a coulé dans la littérature professionnelle sur la conception et les facteurs environnementaux des huddle rooms, mais les technologies optimales qui doivent y être déployées ont attiré moins d’attention. Les considérations technologiques déplacent la discussion de la forme vers la fonction. La première question à poser en ce qui concerne les technologies dédiées aux huddle rooms est la suivante : à quels types d’activités l’espace est-il dévolu ? Ces activités déterminent en effet les technologies nécessaires à l’optimisation de la productivité.

Les huddle rooms sont particulièrement adaptées aux activités suivantes :

  • Conceptualisation/brainstorming : la génération et le développement de nouveaux concepts, idées, conceptions, etc.
  • Partage d’informations : mettre à jour rapidement les membres d’une équipe sur le statut des projets et des nouveaux développements.
  • Partage de documents : planification, développement, modification et révision de documents.
  • Dialogue plutôt que monologue : favoriser le dialogue entre membres d’une équipe de manière égale (en concordance avec un style plus informel), contrairement à un monologue délivré par un responsable de réunion clairement défini.
  • Téléphonie : la capacité à s’entretenir avec des collègues distants, que ce soit par téléphone traditionnel ou voix sur IP (VoIP), est essentielle pour bénéficier de salles de réunion efficaces.
  • Audio : les accessoires audio, tels que les haut-parleurs, qu’ils soient portables ou fixes, améliorent la capacité à communiquer pour les participants à une réunion, en particulier lorsque les espaces jouxtent des zones très passantes (couloirs, halls, etc.).
  • Vidéo : la possibilité d’afficher sur un écran des participants distants, ainsi que la lecture de vidéos ou le partage d’images, améliorent et optimisent la communication. Les écrans plats constituent souvent la première technologie prise en considération par les entreprises. Cependant, des technologies plus récentes, telles que les projecteurs interactifs, offrent des avantages considérables par rapport aux écrans plats en termes de coût, de développement durable et de fonctionnalités.
  • Projecteurs interactifs : cette technologie plus récente offre des fonctions visuelles et des fonctionnalités solides qui permettent d’optimiser la productivité. Les projecteurs interactifs peuvent être utilisés de différentes manières, que ce soit pour projeter le flux vidéo lors de vidéoconférences ou pour projeter des images et des vidéos. Les projecteurs interactifs comblent un fossé significatif en matière de préférence de style de travail entre les baby-boomers et la génération Y. Les baby-boomers utilisent des tableaux blancs en raison de leur simplicité et de leur facilité d’utilisation, tandis que les membres de la génération Y sont à l’aise lorsqu’ils utilisent d’autres types de solutions numériques. Les projecteurs interactifs permettent aux utilisateurs de capturer des notes écrites sur un tableau blanc en temps réel pour ensuite les enregistrer, transmettre, stocker et partager facilement dans une large gamme de formats numériques. En substance, les projecteurs interactifs transforment les tableaux blancs physiques en technologies numériques. Ce sont des outils polyvalents qui méritent d’être pris sérieusement en considération pour équiper les espaces de réunion.

Afin d’optimiser la valeur des technologies déployées dans les huddle rooms, les entreprises doivent planifier des fonctionnalités complémentaires, parmi lesquelles :

  • Intégration réseau : la capacité d’intégrer les technologies dédiées aux huddle rooms dans l’infrastructure d’information et de communication étendue de l’entreprise est essentielle pour optimiser la productivité et les investissements dans les technologies existantes.
  • Méthodes de connexion universelles : les employés doivent pouvoir connecter plusieurs types de périphériques (ou de partager une connexion) aux technologies présentes dans la huddle room. Par exemple, les ordinateurs portables peuvent utiliser la technologie HDMI (High-Definition Multimedia Interface) pour transférer les contenus audio et vidéo sur des projecteurs. En revanche, les smartphones pourront utiliser l’interface MHL (Mobile High-Definition Link) pour effectuer cette même tâche.
  • Sécurité : les technologies dédiées aux huddle rooms s’intègrent généralement dans le réseau de l’entreprise et se connectent directement aux différents types d’appareils que possèdent les utilisateurs finaux. Pour cette raison, des mesures de sécurité appropriées doivent être mises en œuvre. Il est important de consulter l’équipe de sécurité informatique sur la manière d’intégrer une gestion des identités et des accès appropriée, les procédures d’authentification et de mettre également en place des mesures de « renforcement » spécifiques à chaque type d’appareil.

En prenant en compte à la fois la conception de l’environnement et l’ensemble des outils technologiques, les entreprises seront certaines de parvenir à optimiser la forme et la fonction de leurs huddle rooms

La convergence de la culture et de la technologie sur le lieu de travail

Les tendances démographiques, comportementales, environnementales et technologiques étudiées ici aboutissent toutes à la convergence de la culture organisationnelle et de la technologie. La huddle room est l’une des manifestations de cette tendance. Comme illustré de manière générale et dans le cas précis de la huddle room, ces tendances ont une influence sur plusieurs aspects de l’environnement professionnel, et notamment sur la nature des interactions, la collaboration et la productivité.

Cette convergence offre aux entreprises une voie qui leur permet de progresser. Les entreprises qui adoptent ces changements et qui adaptent leurs pratiques en conséquence ont plus de chances de rester compétitives en exploitant les connaissances, les compétences et les talents de la main d’œuvre issue des différentes générations et qui évoluent constamment. Créer des espaces de travail qui favorisent et rendent possibles l’épanouissement des styles et des préférences de travail changeants des employés est une stratégie fondamentale pour attirer et fidéliser les talents. La création de tels espaces commence par une reconnaissance du fait que toute décision ayant un impact sur la culture affecte également la technologie, et réciproquement. Par conséquent, la technologie doit toujours être prise en compte, même dans des initiatives apparemment liées à la culture organisationnelle, telles que les huddle rooms.

La mise en œuvre de solutions technologiques, telles que les projecteurs interactifs, peut être très utile pour tous les types de public. La solution serait :

  • de remplacer le tableau blanc que privilégient les baby-boomers par l’interactivité que préfère la génération Y ;
  • d’utiliser une solution servant d’affichage vidéo/vidéoconférence polyvalent afin d’améliorer le partage et la communication longue distance ;
  • de permettre aux utilisateurs d’afficher et de contribuer au contenu localement ou à distance depuis la plupart des types de périphériques ;
  • de simplifier la capture, l’enregistrement, le partage et le stockage des notes de réunion ;
  • d’améliorer la productivité grâce à la prise en charge des différentes préférences de travail lors des activités de réunion communes.

Pour en savoir plus sur les technologies dédiées aux huddle rooms de manière générale et les projecteurs interactifs en particulier, consultez le site Epson en ligne à l’adresse :

www.epson.fr/meeting-solutions

Ce site fournit des ressources détaillées très utiles pour planifier la mise en place de huddle rooms et autres espaces de travail contemporains.

[Notes de bas de page]

  1. Susanne Gargiulo (21 août 2012). ‘Geneneration Y’ Set to Transform Office Life [version électronique]. CNN International Edition. Extrait le 8 janvier 2015, à l’adresse http://edition.cnn.com/2012/08/20/business/ generation-y-global-office-culture/
  2. Elwood Carlson (mars 2009). 20th-Century U.S. Generations. Population Reference Bureau. Extrait le 8 janvier 2015, à l’adresse http://www.prb.org/Publications/Reports/2009/20thcenturyusgenerations.aspx
  3. Sylvia Ann Hewlett, Laura Sherbin et Karen Sumberg (juillet 2009). How Gen Y and Boomers Will Reshape Your Agenda [version électronique]. Harvard Business Review. Extrait le 8 janvier 2015, à l’adresse https://hbr.org/2009/07/how-gen-y-boomers-will-reshape-your-agenda
  4. Claudio Fernandez-Araoz, Boris Groysberg et Nitin Nohria (mai 2009). The Definitive Guide to Recruiting in Good Times and Bad [version électronique]. Harvard Business Review. Extrait le 9 janvier 2015, à l’adresse https://hbr.org/2009/05/the-definitive-guide-to-recruiting-in-good-times-and-bad/ar/1
  5. Jonathan Blackwood (26 juin 2014). The Emergence of the Huddle Room [version électronique]. Corporate Tech Decisions. Extrait le 8 janvier 2015, à l’adresse http://www.corporatetechdecisions.com/article/the_emergence_of_the_huddle_room
  6. Jonathan Loo, Jaime Lloret Mauri et Jesus Hamilton Ortiz (Eds.) (2012). Mobile Ad Hoc Networks: Current Status and Future Trends. Boca Raton, FL : CRC Press, Taylor & Francis Group. Extrait le 8 janvier 2015, à l’adresse http://www.scribd.com/doc/216986757/Mobile-Ad-Hoc-Networks-Current-Status-and-Future- Trends#scribd
  7. Plunkett Research, Ltd. (janvier 2015). Introduction to the Telecommunications Industry. Extrait le 9 janvier 2015, à l’adresse http://plunkettresearch.com/telecommunications-market-research/industry-trends
  8. Citrix Corporation (mai 2014). Enterprise Mobility Trends. Extrait le 9 janvier 2015, à l’adresse http://www. slideshare.net/citrix/citrix-xenmobile-enterprise-mobility-trends
  9. Charlie Grantham (24 octobre 2014). Workplace Design Implications of Emergent Worker Attitudes [version électronique]. Work Design Magazine. Extrait le 9 janvier 2015, à l’adresse http://workdesign. com/2014/10/workplace-design-implications-emergent-worker-attitudes/