Gagnez du temps avec les réunions collaboratives

ÉVITER LE TROU NOIR DES PLANNINGS : RÉUNIONS ET BESOIN DE COLLABORATION
Par Hans Dummer, Responsable de la Division Projecteurs chez Epson Europe B.V

Gagnez du temps avec les réunions collaboratives

Nous sommes tous coupables de perdre notre concentration lors des réunions ; en effet, 91 % d’entre nous avouent se laisser aller
à des rêveries à cette occasion (1). Pourtant, ces réunions semblent inévitables dans nos vies professionnelles, puisque les employés
assistent environ à 62 réunions par mois, soit un total stupéfiant de 31 heures, dont plus de la moitié est considérée comme une perte
de temps, selon l’éditeur de logiciels australien, Atlassian (2). Ainsi à une époque où le facteur temps est essentiel pour les environnements de travail modernes, comment les entreprises peuvent-elles garantir que le temps des employés ne disparaîtra pas dans un trou noir ?

CETTE AMÉLIORATION DE L’EFFICACITÉ EST L’ÉLÉMENT CLÉ SACHANT, GLOBALEMENT, QUE LES EMPLOYÉS EUROPÉENS PENSENT, EN MOYENNE, QU’ILS POURRAIENT AUGMENTER LEUR NIVEAU DE PRODUCTIVITÉ DE 21 % S’ILS ÉTAIENT EN MESURE DE TRAVAILLER PLUS EFFICACEMENT (3).

La technologie offre une multitude de solutions à notre environnement professionnel en constante évolution. L’Internet, l’accès à distance, le Cloud, les projecteurs interactifs ainsi que les systèmes de vidéo-conférence contribuent tous à un travail bien fait et au partage inédit des idées, en repoussant les limites du bureau traditionnel. Dans le secteur de la santé, par exemple, une étude récente a démontré que 64 % des sondés pensent qu’un grand écran tactile au mur, qui permet des réunions ou des consultations collaboratives, pourrait contribuer à augmenter l’efficacité de l’entreprise. Et 62 % affirment qu’il favoriserait des réunions interactives. Cette amélioration de l’efficacité est l’élément clé sachant, globalement, que les employés européens pensent, en moyenne, qu’ils pourraient augmenter leur niveau de productivité de 21 % s’ils étaient en mesure de travailler plus efficacement (3). Les employés modernes souhaitent être davantage connectés
et plus efficaces dans leur quotidien où le facteur temps est déterminant. De plus, ils attendent de leurs employeurs qu’ils interviennent pour faciliter ce processus. Aujourd’hui, les employés n’ont plus besoin de travailler depuis un bureau pour exécuter leurs tâches quotidiennes. L’époque du travail en vase clos est révolue. La collaboration devient la clé de l’innovation sur le lieu de travail. En tant qu’humains, l’interaction sociale est inscrite dans nos gênes et les réunions comme le travail collaboratif nourrissent ce besoin fondamental. Jacob Morgan, collaborateur de Forbes et auteur de The Future of Work, renforce encore le besoin d’un travail collaboratif, estimant que les « futurs employés » rechercheront de nouvelles façons de travailler et de collaborer (4). Face à cette demande croissante, les entreprises ont davantage l’occasion d’exploiter les connaissances collectives de la main d’oeuvre. Morgan affirme que « les employés qui partagent leurs idées… et utilisent les technologies collaboratives de même que les réseaux sociaux internes seront les mieux placés pour réussir au cours de leurs carrières » (5). Cela constitue une occasion réelle pour les entreprises souhaitant stimuler et motiver leurs employés. L’utilisation de technologies adaptées occupe un rôle central en termes de collaboration et génère, en contrepartie, une main d’oeuvre plus stable, épanouie et engagée.

LES EMPLOYÉS QUI PARTAGENT LEURS IDÉES… ET UTILISENT LES TECHNOLOGIES COLLABORATIVES DE MÊME QUE LES RÉSEAUX SOCIAUX INTERNES SERONT LES MIEUX PLACÉS POUR RÉUSSIR AU COURS DE LEURS CARRIÈRES. 

Par ailleurs, une récente enquête d’Epson a révélé que 85 % des employés à travers l’Europe affirmaient que les nouvelles technologies amélioraient l’efficacité au sein de l’entreprise (6). Ils reconnaissent également que l’interaction (78 %) et la créativité  (70 %) sont favorisées par ces nouvelles technologies7.

Fournir des outils de collaboration

Outil de longue date et incontournable des réunions et présentations d’entreprise, le projecteur reste le produit référence pour les sociétés souhaitant optimiser la collaboration entre les employés. Les projecteurs interactifs d’aujourd’hui ouvrent de nombreuses perspectives, permettant le partage d’informations intelligentes à une toute autre échelle. Aujourd’hui, les collègues ont la possibilité de se déplacer en salle
de réunion équipés de cette technologie. Ils interagissent avec les images projetées simplement avec leurs doigts ou via un stylet dédié, partageant les images immédiatement avec les collègues basés sur d’autres sites. Ces appareils peuvent passer simplement d’une source d’entrée à l’autre (permettant la diffusion sans fil, partagée depuis des smartphones, tablettes, clés USB, Internet et des ordinateurs
portables) et se connecter aux appareils du réseau de l’entreprise.

PAR AILLEURS, UNE RÉCENTE ENQUÊTE D’EPSON A RÉVÉLÉ QUE 85 % DES EMPLOYÉS À TRAVERS L’EUROPE AFFIRMAIENT QUE LES NOUVELLES TECHNOLOGIES AMÉLIORAIENT L’EFFICACITÉ AU SEIN DE L’ENTREPRISE (6).

Les projecteurs interactifs, parmi lesquels certains modèles Epson, prennent en charge les plateformes de communications unifiées
telles que Lync. Cette dernière réunit des fonctions de réunions en ligne, de messagerie instantanée, d’appels vidéo et audio ainsi que des fonctionnalités de partage dans une seule interface utilisateur. En d’autres termes, ces nouvelles technologies offrent finalement l’occasion de partager les informations via différents canaux de communication. Elles génèrent en outre plusieurs perspectives et idées créatives en temps réel, sur différents sites, réduisant le besoin d’espaces de collaboration psychiques, permettant de réaliser de considérables économies de temps et d’argent en matière de déplacements. S’il y a au moins une chose que l’on doit retenir, c’est que la collaboration doit s’intégrer parfaitement dans l’environnement de travail. Il convient de permettre aux employés de se sentir plus liés à la fois à leur rôle et à leurs collègues, plutôt que d’ajouter un degré supplémentaire de complexité ou de stress à leurs vies de plus en plus surchargées. L’environnement du lieu de travail est en évolution constante et afin de réussir et de conserver leurs employés, les entreprises doivent évoluer avec le temps. Finie l’époque où les réunions n’ont pas d’objectif clair. Pour favoriser la créativité et l’efficacité, l’environnement professionnel actuel exige une collaboration accrue et le partage des connaissances pour les sociétés désireuses de rester à la pointe de l’innovation. Selon Tech Republic, « pour aller de l’avant, les sociétés ne peuvent pas réussir sans relier leurs employés et leurs flux d’informations. Privilégier un travail collaboratif n’est pas une solution, mais LA solution« 

Sources
1. The American Genius, 2013
2. Atlassian, n.d
3. Epson, 2014
4. The Future Organization, Jacob Morgan, 2014
5. The Future Organization, Jacob Morgan, 2014
6. Epson, 2014
7. Epson, 2014
8. Tech Republic, 2013