Fatigue de l’écran

Comment et pourquoi les employés d’aujourd’hui se tournent vers la page imprimée

Nous sommes la génération « écran ». Avec l’essor des tablettes, liseuses de livres électroniques et smartphones, qui proposent une qualité d’affichage toujours plus grande, nous utilisons nos écrans plus que jamais auparavant et pour tout type de tâches. Ceci est particulièrement vrai pour les « screenagers », la jeune génération, qui a grandi dans une culture sur écran de médias sociaux et d’appareils mobiles. Et pourtant, même dans la société numérisée d’aujourd’hui, le papier joue toujours un rôle majeur dans notre façon de travailler. En fait, selon une étude demandée par Epson réalisée en 2015 et portant sur 3 600 employés de bureau européens, 88 % des employés utilisent au moins tous les jours une imprimante, et ceux qui le font impriment en moyenne 21 documents, ce qui équivaut à environ 83 pages par jour[1].

Est-ce que notre dépendance vis-à-vis du papier sur le lieu de travail signifie que nous mourons tous d’envie de faire des pauses pour ne plus fixer d’écran le temps de quelques minutes ou existe-t-il une explication plus scientifique à la longévité du papier ? Est-ce que nous traitons les informations différemment sur papier que sur écran ? Lorsque nous voulons parcourir ou lire rapidement un document, la lecture sur écran est une bonne alternative à la lecture sur papier. Mais force est de constater que, dans les écoles ou les bureaux, les gens reviennent toujours au support papier pour effectuer une lecture attentive et réfléchie.

Sur le lieu de travail, les éléments d’impression les plus courants sont les rapports et les brochures. Ce sont ces documents qui, d’après les déclarations des employés, comptent pour 16 % de tous les documents qu’ils impriment dans une journée ordinaire[2]. Cela peut probablement s’expliquer par le fait que ces éléments sont généralement composés principalement de texte et sont souvent utilisés dans les processus décisionnels, ce qui nécessite une compréhension totale du texte. Par ailleurs, les rapports et brochures étant souvent des documents externes, il sont plus susceptibles d’être modifiés et traités avec plus d’attention.

Les pièces jointes d’e-mails (15 %) et, de façon surprenante, les e-mails eux-mêmes (14 %)[3] sont également fréquemment imprimés. Avec le flux continu d’e-mails auquel nous faisons face, il est facile d’imaginer pourquoi les plus importants d’entre eux (ainsi que leurs pièces jointes qui nécessitent une attention toute particulière) sont imprimés, d’autant plus que l’e-mail est devenu une forme de communication prédominante sur le lieu de travail d’aujourd’hui. En fait, l’étude montre que le nombre d’e-mails professionnels envoyés et reçus par utilisateur et par jour parvenait à un total stupéfiant de 122 en 2015[4]. Ce chiffre devrait atteindre une moyenne de 126 messages envoyés et reçus par utilisateur professionnel par jour d’ici la fin 2019[5].

En outre, les employés ont souligné qu’ils imprimaient généralement des documents dans le but précis de les « partager/transmettre » (53 %), de les « lire » (44 %) et de les « modifier/annoter » (41 %)[6]. Le dernier point met en évidence le fait que 61 % des employés pensent que « le risque d’erreur est plus important lorsqu’ils modifient un document électronique plutôt qu’un document imprimé »[7].

La recherche scientifique, bien qu’à ses débuts, vient confirmer l’attrait persistant pour le papier, démontrant ainsi que la lecture sur des feuilles imprimées se traduit par des niveaux plus élevés de compréhension, d’apprentissage, de rétention des informations et de facilité d’utilisation. Cela est en partie dû à un ressenti inconscient du cerveau qui, confronté à une source déjà connue, dans notre cas la feuille de papier, permet une meilleure compréhension textuelle.[8]

Cela peut en partie s’expliquer par la possibilité du lecteur de se déplacer dans un texte de façon non linéaire, à l’inverse d’une lecture linéaire sur un écran, et d’être en mesure de passer facilement d’une page à l’autre. La technologie s’appuyant sur les écrans est actuellement incapable de répliquer cette expérience tactile, même avec l’arrivée des livres à feuilleter sur liseuses ou des magazines à feuilleter en ligne au format PDF. Certains scientifiques, comme Gerlach et Buxmann, vont même jusqu’à soutenir que la simple sensation du papier sous les doigts participe à la compréhension des textes, ce qu’ils appellent dans une étude parue en 2011 la « dissonance haptique », faisant littéralement référence à la « préhension de quelque chose »[9].

Plusieurs autres études universitaires (Wastlund, Reinikka, Norlander et Archer) ont soutenu l’idée que le cerveau est soumis à beaucoup plus de tension lors d’une lecture sur écran par rapport à une lecture sur support papier. En fait, les études ont montré que le cerveau peut fonctionner pendant une période beaucoup plus longue lors de la lecture d’un support papier[10] et que les écrans demandaient plus de ressources et d’efforts de la part du cerveau pendant la lecture, ce qui rend la compréhension des informations plus difficile. 

Mentionnons également que la lecture sur des appareils interactifs requerrait plus de discipline car ils peuvent être source de distraction. Un e-mail peut apparaître lors d’une relecture ou nous pouvons être tentés de délaisser le document pour naviguer sur Internet, ce qui est possible en moins d’une seconde, d’un clic de souris ou d’une touche du doigt. Lorsque vous travaillez sur papier, il y a moins de risques de distraction et les lecteurs sont moins enclins à mener plusieurs tâches de front. En fait, une enquête réalisée auprès d’étudiants a montré que 90 % des élèves ont déclaré qu’ils étaient susceptibles de mener plusieurs tâches de front lorsqu’ils lisaient sur un écran et seulement 1 % ont déclaré qu’ils risquaient de faire plusieurs choses en même temps lorsqu’ils travaillaient à partir d’une copie papier[11].

Cela peut s’expliquer par le fait que les documents papier sont souvent perçus comme faisant plus officiels et sérieux par rapport à leurs contreparties numériques, et qu’ils nécessitent la pleine attention du lecteur. Lorsqu’un rapport de 200 mots atterrit sur votre bureau, le poids et la taille du document risquent de faire plus officiel que le pendant électronique de ce même document.

Afin d’être productifs, nous devons déterminer ce qui fonctionne le mieux pour nous en tant qu’individus et dans quels cas le travail sur ou hors écran représente le meilleur choix. Cependant, comme le dit le futuriste Jack Uldrich : « chaque technologie est unique et dispose d’avantages concrets. Le papier n’échappe pas à cette règle. Une chose est certaine : le papier est le plus grand outil jamais inventé pour transmettre, partager et diffuser des informations ». Par conséquent, nous ne risquons pas de nous tromper en déclarant que les documents papier continueront à jouer un rôle crucial, car ils aident les employés à travailler de manière efficace.  

 

[1] FTI Consulting, demandé par Epson, 2015

[2] FTI Consulting, demandé par Epson, 2015

[3] FTI Consulting, demandé par Epson, 2015

[4] The Radicati Group, Inc., Email Statistics Report, 2015-2019

[5] The Radicati Group, Inc., Email Statistics Report, 2015-2019

[6] FTI Consulting, demandé par Epson, 2015

[7] FTI Consulting, demandé par Epson, 2015

[9] Jin Gerlach et Peter Buxmann (2011). Investigating the acceptance of electronic books – the impact of haptic dissonance on innovation adoption. ECIS 2011 Proceedings. Article 141. Récupéré le 5 janvier 2015 à l’adresse http://is2.lse.ac.uk/asp/aspecis/20110145.pdf