Doper la productivité, innovation professionnelle, habitudes d’impression

Plus de 35 années se sont écoulées depuis que Frederick Wilfrid, informaticien anglo-américain, a évoqué pour la première fois en 1978 le concept de bureau sans papier. Aujourd’hui, la réalité est toute autre : la feuille de papier reste un élément central de la vie de bureau au quotidien. Selon une étude indépendante portant sur plus de 3 600 employés européens demandée par Epson Europe, 64 % des personnes interrogées ont indiqué qu’elles préféraient lire les rapports et brochures imprimés sur papier, en mentionnant comme facteurs clés la capacité de « partager/transmettre » (53 %) ces documents, de les « lire » (44 %) et de les « modifier/annoter » (41 %). En outre, 62 % pensent qu’il y a un risque d’erreur plus important en modifiant un document électronique plutôt qu’une impression. De manière générale, une écrasante majorité (83 %) estime qu’un « bureau sans papier n’est pas réaliste ».

En Europe, la feuille imprimée reste une composante essentielle de la vie de bureau. 86 % des personnes interrogées au Royaume-Uni déclarent même qu’une interdiction de l’impression « entraverait leur productivité ». Rob Clark, Vice-président senior d’Epson Europe, déclare : « cette étude démontre clairement que, malgré les progrès numériques, les employés aiment toujours travailler avec le papier, préférant imprimer plutôt que de travailler sur écran pour certaines tâches ».

Il poursuit : « En réalité, les entreprises doivent imprimer non seulement pour favoriser l’efficacité au travail des employés, mais également pour tirer parti d’une productivité accrue. Les individus collaborent efficacement pour de nombreuses tâches de manière numérique ; pour beaucoup d’autres, une page imprimée reste primordiale, au même titre qu’un tableau blanc interactif, qu’un casque à réalité augmentée ou qu’une réunion impromptue en petit comité. Les entreprises doivent fournir à leurs employés des options pour utiliser la meilleure technologie et les meilleurs processus en fonction de la tâche qu’ils doivent accomplir et des circonstances, que ce soit une simple feuille de papier imprimée ou des outils de collaboration numérique plus complexes. »

Jack Uldrich, célèbre futuriste, ajoute : « le bureau sans papier ne s’est pas concrétisé pour la même raison que les fours à micro-ondes n’ont pas remplacé tous les fours traditionnels. Chaque technologie possède des avantages uniques et le papier n’échappe pas à cette règle. Une chose est certaine : le papier est le plus grand outil jamais inventé pour transmettre, partager et diffuser des informations. Des études scientifiques récentes ont révélé que les personnes comprennent et retiennent bien mieux les informations présentées sur support papier plutôt que celles présentées sur support électronique ». Cela peut expliquer pourquoi 61 % des personnes interrogées sont d’accord pour dire « qu’il y avait plus de risque de faire des erreurs en révisant un document électronique qu’en révisant un document version papier ».

Même si le papier reste important, l’étude montre que les systèmes d’impression inefficaces entravent la productivité. Les employés de bureau européens perdent pratiquement 19 heures chaque année à marcher entre leur imprimante et leur bureau, parcourant ainsi plus de 110 kilomètres. Au Royaume-Uni, une imprimante se situe à une distance moyenne de 13 mètres, arrivant à la deuxième place juste derrière l’Allemagne dans ce que l’on pourrait appeler les « Jeux Olympiques de l’impression » européens.

Afin d’augmenter l’efficacité et la productivité des employés, Clark recommande la mise en place de parcs d’imprimantes distribués, avec des unités placées plus près des utilisateurs ou des groupes de travail.

« Un parc d’imprimantes distribué offre plusieurs avantages pour les entreprises, en réduisant de 5 minutes le temps moyen passé chaque jour à se déplacer jusqu’aux imprimantes centralisées », suggère Rob Clark. Il ajoute qu’« un parc d’imprimantes distribué réduit l’impact des temps d’arrêt des imprimantes, soulage la pression exercée sur les réseaux d’entreprise et réduit les délais via un contrôle local des tâches d’impression et des files d’attente ».

La technologie change la façon de travailler des personnes, et c’est un fait que Rob Clark reconnaît parfaitement. « Au sein d’Epson, nous le constatons avec nos technologies basées sur nos projecteurs et appareils à porter sur soi. Mais lorsqu’il s’agit de lire, de modifier et de partager des documents comme des rapports, des e-mails ou encore des pièces jointes, les employés de bureau, de la génération du baby-boom à la génération « Y », privilégient la version imprimée bien concrète », conclut Rob Clark.

www.epson.fr

*IDC, 2014